Основная цель проекта - повышение эффективности бизнес-процессов за счёт:

• формирования электронного архива по лизинговым и арендным сделкам;
• контроля наличия и верификации документов;
• сокращения времени на поиск документов;
• создания структурированного и упорядоченного электронного архива;
• оперативного подбора документов и формирования отчётности для проверяющих и надзорных органов.

• организовать структурированное хранение электронных документов по лизинговым и арендным сделкам в едином хранилище;
• обеспечить сохранность и надёжное хранение документов в различных форматах;
• соблюдать конфиденциальность и безопасность данных, управлять правами доступа в соответствии с внутренними регламентами компаний, входящих в контур внедрения;
• поддерживать жизненные циклы и актуальность состояний документов;
• вести регистрацию и учёт всех данных по документам;
• повысить качество обработки документов, минимизировать ошибки, снизить операционные и репутационные риски;
• повысить удовлетворённость пользователей за счёт удобного инструмента для быстрой и эффективной работы с документами;
• обеспечить быстрый и расширенный поиск информации по документам, получение управленческой и аналитической информации;
• реализовать массовую выгрузку электронных документов из архива с требуемыми параметрами;
• интегрировать архив с учётной системой «1С:Хомнет Лизинг»;
• формировать статистические и отчётные формы;
• не допустить прироста численности персонала при существенном росте объёмов бизнеса и документов.

Каждую лизинговую сделку сопровождает внушительный массив документов - как сопутствующих самой сделке, так и напрямую связанных с предметом договора. В общей сложности объём сопроводительной документации может достигать более 23 000 единиц. Структурировать такое количество документов - задача нетривиальная, и с ней профессионально справились архивисты группы компаний АО ВТБ Лизинг, выстроив в файловом хранилище единую папковую структуру для каждой сделки.
Однако файловое хранилище не было интегрировано с основными операционными системами, и все типовые операции по обработке документов выполнялись сотрудниками архива вручную. Некоторые документы требовали оперативной обработки для предоставления доступа участвующим в сделке сторонам, но из-за ручного труда это было крайне затруднительно.

Ещё одна сложная и ресурсозатратная задача - обработка запросов налоговых органов. В крайне сжатые сроки сотрудникам приходилось вручную отбирать в файловом хранилище полный пакет документов, выгружать файлы и составлять опись. Поиск и подбор документов занимали значительное время. Поэтому создание цифрового архива стало насущной необходимостью - это позволило бы оптимизировать документные процессы. Ключевым требованием было сохранение древовидной структуры хранилища, уже созданной архивистами.

К моменту запуска первой очереди электронного архива в АО ВТБ Лизинг уже функционировала СЭД «1С:Документооборот» - это же решение ранее использовалось для структурированного хранения документов в блоке Автолизинг. Таким образом, выбор конфигурации для электронного архива корпоративного блока ВТБ Лизинг, а впоследствии и для ООО «ФинансБизнесГрупп», был очевиден.

Электронный архив создан на платформе «1С:Документооборот».
Автоматизированы функции:

• учёт и хранение документов;
• учёт договоров.

Дополнительно выполнены работы:

• настроено 92 вида документов;
• разработан механизм построения дерева файлов для доступа к документам сделки из карточки любого документа досье;
• унифицированы алгоритмы поиска и создания документов и файлов (через реестр, файловое хранилище или регистрационную карточку досье);
• внедрено разграничение прав доступа по группам пользователей;
• подготовлены статистические и контрольные отчёты по документам и файлам;
• разработана форма отчёта для выгрузки в ФНС;
• составлены инструкции для архивистов и пользователей;
• проведено обучение ключевых специалистов архива.

В электронном архиве реализовано два способа хранения документов по сделкам: в реестре внутренних документов и в файловом хранилище. В обоих случаях документы и файлы группируются в список разделов, идентичный древовидной структуре сделки.
Уникальной особенностью проекта стал объём перенесённых исторических документов. В ходе внедрения и тиражирования исполнителем выполнена миграция, а заказчиком произведена выверка более 750 000 документов.

• Хранение и сохранность: вся документация переведена с сетевого файлового ресурса в автоматизированный электронный архив. Все документы, созданные или зарегистрированные в системе, хранятся в единой информационной базе, что гарантирует их сохранность, быстрый поиск и доступ.
• Оптимизация обработки: автоматизированы поиск, регистрация и верификация документов. Прозрачность учёта повысилась, время на работу с документами сократилось, руководители получили инструмент контроля исполнительской дисциплины.
• Работа с налоговыми запросами: автоматизирована массовая выгрузка документов по запросам ФНС и ежеквартальный подбор документации по возмещению НДС. Система информирует о недостающих или некорректно выгруженных файлах. Документы предоставляются в любом объёме и в указанный срок. Сокращение времени на подбор экономит трудовые ресурсы. Предусмотрена дальнейшая интеграция с системой налогового мониторинга.
• Интеграция: настроена связь «1С:Документооборот» с системой Хомнет, разработаны универсальные интеграционные сервисы, позволяющие подключать новые системы без доработок на стороне электронного архива.
• Удобство и скорость: появился инструмент для быстрых и эффективных действий с документами. Реализован расширенный поиск, доступ к актуальным данным, оптимизировано время на поиск и изменение статусов.
• Электронные документы: система поддерживает хранение не только скан-образов, но и электронных документов, подписанных ПЭП и КЭП. Организован автоматический приём и размещение таких документов.
• Развитие: платформа создаёт основу для дальнейшего развития ЭДО. Внедрение электронного архива - значительный шаг к полной цифровизации компании.