Цель проекта - автоматизация учёта рабочего времени сотрудников компании.

Задачи проекта:

• усиление операционного контроля за сотрудниками;
• получение данных о занятости сотрудников в разрезе услуг, статей и операций.

Назначение системы:

• учёт рабочего времени всех работников общего центра обслуживания (ОЦО);
• предоставление руководству ОЦО полной и достоверной информации о временных затратах и количественных показателях работы сотрудников;
• контроль занятости работников ОЦО на различных участках.

До старта проекта сотрудники вносили свои трудозатраты в файл Microsoft Excel установленного образца, что вызывало ряд проблем: не все трудозатраты согласовывались руководителем, некоторые сотрудники не заполняли файл, допускались изменения нормативно-справочной информации, согласование с административным и функциональным руководителем было невозможно проконтролировать. Поддержание актуальной версии файла и его формата требовало дополнительных усилий, как и получение сводных показателей. Для повышения эффективности учёта было принято решение о запуске проекта по созданию автоматизированной системы учёта рабочего времени (АСУРВ).

Автоматизированная система учёта рабочего времени построена на базе «1С:Документооборот». В ней автоматизированы учёт рабочего времени, бизнес-процессы, а также оценка и аттестация персонала.

В ОЦО работают операторы сканирования и бухгалтеры. Основной процесс: сканировщики отправляют документы через систему СУПД, бухгалтеры принимают и отражают их в учёте. В штате около 600 сканировщиков, для управления которыми отслеживаются показатели: количество отсканированных документов в час, виды документов, качество сканирования, возвраты на пересканирование и другие. Для их контроля и внедрена система учёта рабочего времени.

Системой пользуются и другие сотрудники, включая руководителей. Они вносят данные о трудозатратах, после чего отчёт направляется руководителю на согласование — с возможностью утвердить или вернуть на доработку. После корректировки отчёт отправляется повторно. Таким образом руководители получают полную информацию по выполненным работам и затраченному времени. Далее отчёты передаются в отдел информационной эффективности для анализа и оптимизации процессов.

Порядок работы с системой:
Сотрудник заполняет «таймшит» — форму учёта рабочего времени с детализацией по дням, операциям, видам деятельности и бизнес-единицам.
Заполненный таймшит направляется на согласование административному и функциональному руководителям.
Административный руководитель согласует трудозатраты подчинённых, функциональный — участников своих проектов.
При наличии замечаний сотрудник вносит исправления и повторно отправляет таймшит.
На основе загруженных данных система автоматически формирует отчёты.

Система запущена одновременно на всех предприятиях с очным сопровождением. Специалисты «1С-КПД» сопровождали ввод в промышленную эксплуатацию во всех фронт- и мидл-офисах. Срок от закупочной процедуры до промышленной эксплуатации составил менее года.

Разработано авторское решение по учёту рабочего времени сотрудников ОЦО на базе «1С:Документооборот». Его уникальность в том, что оно не является типовым и предназначено для крупных организаций с большим количеством сотрудников, заполняющих тайм-шиты. Система предоставляет проверяющему единое окно для контроля всех отчётов и позволяет вести количественный учёт операций — например, оператор может указать количество выполненных платёжных поручений и затраченное время. В системе реализованы подробные отчёты по загрузке сотрудников с детализацией по операциям и времени.

  Учёт рабочего времени реализован на «1С:Документооборот», что позволяет соблюдать SLA крупного ОЦО. Система интегрирована с внешним решением бизнес-аналитики для формирования аналитических отчётов по трудозатратам, эффективности и SLA. Также выполнена интеграция с «1С:Зарплата и управление персоналом» для загрузки данных по рабочему времени в соответствии с графиком отсутствий. Система введена в промышленную эксплуатацию со дня запуска ОЦО.

По итогам промышленной эксплуатации система учёта рабочего времени демонстрирует высокую стабильность и производительность при одновременной работе 800 пользователей. В рамках проекта автоматизированы входящие и исходящие документы, доверенности, протоколы, акты, приказы, распоряжения и договорная работа.

Все трудозатраты сотрудников согласуются с руководителями: каждый сотрудник фиксирует свои затраты либо происходит эскалация на руководителя. Изменение нормативно-справочной информации доступно только администратору по заявке — сотрудники не могут редактировать НСИ. Согласование проходит как с административным, так и с функциональным руководителем. Сотрудники всегда работают с актуальной версией справочников, а для получения сводных показателей настроены необходимые отчёты.