Металлоинвест Корпоративный Сервис (АСУПД)

«Металлоинвест» автоматизировал работу многофункционального общего центра обслуживания

Архитектура решения и масштаб проекта

→

Особенности и уникальность проекта

→

Результаты проекта

Победитель конкурса "Проект года". В номинации: Лучший проект в отрасли: Профессиональные услуги

||
Краткое описание

«Металлоинвест» автоматизировал работу многофункционального общего центра обслуживания (МФ ОЦО) на базе «1С:Документооборот». Центр предоставляет услуги по бухгалтерскому, налоговому и кадровому учёту четырём территориально распределённым производственным предприятиям холдинга с общей численностью сотрудников 60 тысяч человек. Это первая в России система на базе «1С:Документооборот» в сочетании с бесплатным ПО Linux, успешно прошедшая испытания на стабильность и быстродействие при объёме 2,8 млн процессов и 6 млн документов в год.

Металлоинвест Корпоративный Сервис (АСУПД)

Заказчик

«Металлоинвест» - один из крупнейших горно-металлургических холдингов с полным производственным циклом: от добычи и переработки железной руды до выпуска высококачественной стальной продукции для широкого круга промышленных потребителей в России и за рубежом. Основные производственные мощности компании расположены в Курской, Белгородской и Оренбургской областях. Численность сотрудников - 60 000 человек.

1
Цели и задачи

Стратегическая бизнес-цель проекта - централизация функций бухгалтерского, налогового и кадрового учёта управляемых обществ в единой штатной структуре многофункционального общего центра обслуживания (МФ ОЦО).

Прочие бизнес-цели:

повышение качества предоставляемых услуг;
сокращение канцелярских расходов, страховых взносов и затрат на оплату труда персонала, связанных с оказанием данных услуг.

Задачи проекта:

создание системы дл
я автоматизации функционала ОЦО;
проведение нагрузочного тестирования в условиях опытной эксплуатации — около 3 млн документов и 1,5 млн задач ежемесячно;
создание автоматизированной системы учёта процессов и документов (АСУПД);
настройка и адаптация АСУПД с учётом особенностей документооборота каждого управляемого общества;
обеспечение стабильности и быстродействия системы при высоких нагрузках, связанных с большими объёмами документов и процессов.

2
Ситуация до старта проекта

В 2016 году «Металлоинвест» приступил к программе трансформации бизнеса — комплексу мероприятий по оптимизации бизнес-процессов, цифровизации и автоматизации производства, централизации операций и снижению издержек во всей производственной цепочке. В апреле 2016 года в рамках этой программы стартовал процесс создания многофункционального общего центра обслуживания (МФ ОЦО), который должен был консолидировать типовые операции всех предприятий компании.

На этапе проектирования МФ ОЦО проведено анкетирование по трудозатратам и объёмам операций для определения текущих показателей производительности компаний группы по направлениям: бухгалтерский и налоговый учёт, управление персоналом, казначейство, закупки.

На основе данных определены целевые показатели производительности в разрезе бизнес-процессов и рассчитана целевая численность сотрудников по функциональным направлениям.
МФ ОЦО создан как отдельное дочернее предприятие — ООО «МКС» в Старом Осколе. Клиентами центра являются сотрудники, подразделения и предприятия компании. Взаимодействие с заказчиками организовано через фронт-офисы на предприятиях, работающие в формате «единого окна» в пяти городах присутствия компании, включая Москву, и обслуживающие 40 тысяч сотрудников.

3
Архитектура решения и масштаб проекта

Система автоматизации ОЦО построена на базе «1С:Документооборот» с архитектурой, обеспечивающей одновременную работу 800 пользователей, единую информационную базу для 4 территориально распределённых объектов, обработку 6 млн документов и 3 млн процессов в год. Скоростные показатели: при создании и автозаполнении - 1 документ в минуту, при сканировании - 20 секунд на лист на одного сотрудника. За рабочий день обрабатывается до 10 тысяч записей с реквизитами и до 15 тысяч отсканированных листов. Объём хранения данных - 20 Тб.

АСУПД включает два модуля: автоматизация фронт-офисов (на каждом из 4 предприятий) и мидл-офиса (на базе ОЭМК). Клиент-серверная архитектура: тонкий клиент по TCP/IP, серверная часть — на Linux + PostgreSQL.

Проект разбит на этапы: сбор требований и проектирование пилота; нагрузочное и функциональное тестирование; развёртка, доработки, обучение; очное сопровождение запуска и поддержка до формирования собственной техподдержки МКС; совершенствование системы. В ходе подготовки разработана документация и выполнено более 30 доработок под специфику учёта и управления.

Доработки типовой конфигурации позволили: улучшить интерфейс (формы задач, карточек, кнопки, автопривязки); адаптировать систему под бизнес-процессы (реквизиты, справочники, статусы, автозаполнение, роли, автоформирование задач); обеспечить стабильность при высоких нагрузках (массовое создание пакетов, потоковое сканирование, механизмы именования). После успешного нагрузочного тестирования принято решение перейти на единую информационную базу вместо 4 отдельных.

4
Особенности и уникальность проекта

Первое в России внедрение на такой объём документов при использовании свободного ПО. При нагрузочном тестировании в базе с 2,8 млн документов и 1,5 млн задач запущены 200 роботов, воспроизводящих интенсивный режим: за рабочий день создавалось более 20 тысяч документов и выполнялось 6 тысяч задач. Система показала высокую стабильность и быстродействие.

Одновременный запуск на всех предприятиях с очным сопровождением от «1С-КПД» во всех фронт- и мидл-офисах. Срок от закупочной процедуры до промышленной эксплуатации - менее года (сентябрь 2016 – август 2017). Для такой масштабной системы совместная команда МКС и «1С-КПД» продемонстрировала редкую слаженность и чёткое соблюдение плана-графика.

Обучено более 400 пользователей: сотрудники фронт- и мидл-офисов, руководители среднего и высшего звена.

5
Результаты проекта

По результатам промышленной эксплуатации система учёта процессов и документов демонстрирует высокую стабильность и быстродействие при одновременной работе 500 пользователей. Из них 150 - сотрудники фронт-офиса: их основная задача - создание, сканирование и отправка документов. Ежедневно они создают более 10 000 документов и сканируют около 15 000 листов. В среднем один сотрудник фронт-офиса за день создаёт 70 документов и сканирует 105 страниц. Дополнительные функции - приём документов, работа с заказчиками, регистрация заявок на услуги и коммуникация с представителями заказчика.

Ещё 350 пользователей - сотрудники мидл-офиса, которые выполняют задачи по запущенным процессам. Ежедневно ими завершается 6 000 процессов, результатом которых становятся транзакции в учётных системах, подготовленные документы и справки, исполненные заявки. В среднем один сотрудник мидл-офиса завершает за день 18 процессов. Всего система рассчитана на 800 пользователей.

С момента запуска в 2017 году система обеспечивает автоматизацию основных бизнес-процессов ОЦО: все документы для бухгалтерского, налогового и кадрового учёта сканируются и передаются на обработку в электронном виде.

Результаты автоматизации:

снижение времени на создание и обработку документов примерно в два раза;
повышение эффективности работы на автоматизированных участках;
снижение канцелярских расходов, затрат на оплату труда и сопутствующих издержек;
повышение прозрачности учёта; улучшение защиты документов при хранении;
удобство поиска в единой базе вместо индивидуальных запросов на 4 предприятия.

В 2018 году запущена 2-я очередь проекта: подключена система автоматического ввода и распознавания документов, интеграция с ERP-учётной системой. Планируется дальнейшее развитие функционала для МФ ОЦО.

Поделиться ссылкой: