АНО ДПО «Универсальный Университет»

Универсальный Университет доработал систему электронного документооборота

Архитектура решения и масштаб проекта

→

Особенности и уникальность проекта

→

||
Краткое описание

В Универсальном Университете модернизировали СЭД - главным образом для оптимизации договорных процессов и ускорения согласований. В результате доработок значительно расширены ролевая модель и механизмы делегирования, а также добавлена возможность управления задачами через электронную почту и веб-интерфейс.

Заказчик

АНО ДПО «Универсальный Университет» - единственное в России учебное заведение, предоставляющее возможность получить зарубежный диплом в сфере креативных индустрий с обучением на английском языке. Ежегодно в университете проходят обучение 6000 студентов по 200 образовательным программам.

1
Цели и задачи

Цели проекта:

автоматизация процессов согласования и оплаты расходов для головной организации, включающая три бизнес-процесса: согласование проекта заявки на закупку, согласование договора, согласование заявки на закупку;
доработка вида документа «Договор» под функциональные особенности компании;
разработка механизмов и настройка системы с учётом специфики бизнеса (при необходимости — с изменением типовой конфигурации).

Задачи проекта:

разработать и настроить необходимые виды документов и маршруты с учётом специфики компании;
реализовать автоматическое формирование маршрутов согласования в зависимости от вида документа и его реквизитов;
обеспечить аудит (журналирование) изменений данных документов;
настроить систему уведомлений по задачам, в том числе по электронной почте;
обеспечить работу с задачами через почту и веб-интерфейс;
настроить права доступа и ролевую модель;
подготовить руководство пользователя;
провести обучение пользователей и администраторов.

2
Ситуация до старта проекта

На момент старта проекта в организации уже функционировал «1С:Документооборот». Однако требовалась доработка системы с учётом текущих потребностей — в частности, необходимо было внедрить новые процессы согласования платёжных документов, расширить функционал делегирования задач и добавить возможность согласования и приёма задач через электронную почту.

3
Архитектура решения и масштаб проекта

Доработки выполнены в системе «1С:Документооборот». Настроено три вида документов: проект заявки на закупку, договор, заявка на оплату.

Для каждого вида разработаны соответствующие маршруты обработки:

согласование проекта заявки на закупку;
согласование договора;
согласование заявки на оплату.

Маршрутизация настроена автоматически в зависимости от ряда факторов: суммы документа, подразделения-инициатора и других параметров.
Дополнительно настроено 20 реквизитов документов, реализован функционал делегирования задач и прав, организованы оповещения пользователей и возможность согласования документов через электронную почту.
Система развёрнута на 50 рабочих местах.

4
Особенности и уникальность проекта

Особенности проекта:

разработан механизм делегирования прав руководителей подразделений на заместителей с возможностью просмотра документов и выполнения задач руководителя (кроме личных);
реализованы автоподстановки функциональных руководителей и исполнителей по подразделениям;
обеспечена работа пользователей через тонкий клиент и веб-интерфейс, настроены оповещения и согласование документов по электронной почте.

5
Результаты проекта

Достигнутые результаты:

оптимизация и повышение эффективности деятельности компании в части согласования финансовой документации;
автоматизация процессов согласования финансовых документов (заявки на закупку, договоры, заявки на оплату);
повышение контроля исполнительской дисциплины;
сокращение времени согласования финансовых документов на 15%;
улучшение контроля изменений при согласовании финансовой документации;
сокращение эксплуатационных затрат за счёт использования единой платформы «1С» для разных функциональных областей заказчика.

Поделиться ссылкой: